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全國2億人都在用的遠程辦公,到底是什么玩意?

時間:2020-02-11    來源:雷科技

疫情當前,每個人都應該用自己的方式參與到抗爭中,對于普通人來說最好的方式就是保持健康減少聚集。春節期間的聚會活動因此變少了,在家度過整個假期之后也暫時不能前往辦公室上班,多人出現的場所都有傳播疾病的隱患,更何況是傳染力極強的病毒。

在能夠正式回歸工作場合之前,我們能做的就是在家遠程辦公,通過手機電腦以及網絡與同事進行聯系,完成預定的工作。遠程辦公看似愜意,在家上班能夠更寬松更自在,也不用在意同事的眼光和動作,但需要做好充足準備,才能保證工作依然高效。

如何實現遠程辦公

最簡單的遠程辦公方式,就是各自完成工作,然后通過微信、QQ或是郵件等方式進行同步。不過多多少少會遇到溝通方式上的不便之處,例如消息太多、聯系人混亂、項目同步不直觀、視頻電話無法完成會議......要是用上不同的工具,或許能幫助遠程辦公順利進行。

1、辦公平臺

辦公平臺可以說是遠程辦公的首選“催化劑”,針對企業需求定制了種種功能,基于組織架構的通信錄、多人在線的會議系統、直觀明確的通知和工作同步。雖然打卡等設計在平日里飽受詬病,那些平時沒怎么注意的功能卻也在特殊時期幫上了忙。

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阿里巴巴的釘釘、騰訊的企業微信、字節跳動的飛書是國內辦公平臺的翹楚,大都有相對完善的辦公功能,和日常社交軟件的隔離也有助于工作與生活互不打擾?,F在它們都推出了疫情期間的企業免費使用活動,短時間內不用擔心人數上限或是會議限制等問題。

至于疫情過去,辦公平臺是不是又會變回平日里存在感不強的“打卡機”,就得看它們的各項功能體驗準備得有多充分了,人們總是會傾向于更趁手的工具。在家遠程辦公的第一天,據說還有辦公平臺因同時用戶量太大而出現視頻會議故障,著實應該多加注意。

2、協作

辦公平臺之后,協作的理念也有了將其引入的必要。 在辦公室時想要和同事溝通,往往是觀察對方是否有空,然后直接走到工位進行交流。但到了遠程辦公中,純文字并沒有直接對話來得有效率,而且對方不一定在電腦前,所以需要用協作保證共同工作及時進行。

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協作軟件已經誕生了一定年頭,近期風頭正盛的是看板式協作工具Trello和TAPD,招牌概念就是以看板的形式展現每個工作項目。每個工作項目下,又會有具體的參與者和執行人,細分的工作目標以及進展。如此一來,不需要詢問個人,也能知道工作狀態和細節。

3、自我管理

辦公平臺有了協作工具有了,接下來似乎就能像在辦公室里那樣高效率工作,然而并非如此。人在家中心態多多少少會受到環境影響,得給內心上一道防線,讓自己不會被影響過多順利完成工作目標。

首先可以了解下GTD,也就是“把事情做完”,別看字面上寫得很簡單實際執行卻很難。處在舒適的家中,卻要完成略有難度的工作,難免產生抵觸心態降低工作效率。但要是將工作拆分成一個個細小的目標,然后逐個擊破,回過頭來會發現這一切都不是那么的難。

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然后是番茄工作法,它可以是度過工作時間的最佳伴侶。將每個小目標對應到 25 分鐘或是其他長度的較短時間單位內,給自己專注工作一段時間然后才能適當休息的暗示,能夠有效幫助你沉浸到認真工作狀態中。

說了這么多歸根到底還是一句話:在家遠程辦公也不能忘了和工作產生密切聯系,并且做好自我管理。組織和個人如果能在這期間將這些執行下去,那么同樣能夠有效展開工作,遠程不會是太大的難點。

而各類工具之間其實大同小異,不同的出品方不同的界面,帶來的都是相似的功能。不對某些廠商產生迷信,結合實際需求和體驗,因地制宜地選擇工具才是正確做法。如果理念和功能利用到位,單純用微信、QQ或是郵件也能做好遠程辦公。

對于每個人和組織來說,現在的確是展開遠程辦公的最好時機,不僅是客觀條件,工具的讓步也十分誘人。全面免費以及平日里較為靈活的報價和使用方式,讓過去面對龐大使用成本望而卻步的我們,都能嘗試著進行遠程辦公。

遠程辦公的優與劣

正如世間萬物都不只一面,遠程辦公也同樣需要多加思考和辨別。

如果僅僅因為某一點而狂熱喜愛或是完全拒絕,那么很可能永遠無法認識到包括遠程辦公在內事物的多面性,以及產生全面認知。了解它的優勢劣勢,才是我們在何處都能做好工作的要訣。

1、優勢:節約通勤時間,不失工作效率

對于像我一樣的大部分人來說,遠程辦公節省出了往返辦公室的通勤時間,每天可支配的時間就這么多了出來。少則一個小時多則兩三個小時,拿來補補覺保持精神,或是去進行平日里難以抽空完成的娛樂,或是讓自己充電健身,都是極大的幫助。

和同事的交流也能僅限于工作本身,不用再去管氛圍或是辦公室政治等等對工作無關緊要的事情,專心于完成工作,其他的事情都可以拋到腦后。更大程度利用上工具之后,能發現經過整理后呈現的信息更為直觀,反而能相比面對面提升效率。

從企業管理的層面來看,短暫遠程辦公中使用上的功能、數據和使用習慣,大都能沿用到平常的工作中,不會因為回歸辦公室就變成多余之物。而長期的遠程辦公,也能節約一定的辦公場地開支和管理成本。

2、劣勢:交流效率和自我管理

雖說進行遠程辦公不用和不想打交道的人見面,但人總需要社交活動。通常的辦公室交流能適當滿足社交需求,而隔著網絡和屏幕進行純粹的溝通,多少會讓人產生失落感。面對面的豐富信息量,至今無法被文字、語音或是視頻替代。

自我管理是遠程辦公執行中的重中之重,失去了固定辦公場所的環境氛圍約束后,如何能保持工作效率,就是需要面對的新問題。同上面所說的那樣,引入各類自我驅動工具幫助工作完成是一方面,同時也需要規劃好工作時間段和心理暗示,不要因在家就混作一談。

企業或團隊的管理觀念和形式也需要更新,相比在辦公室中集中化的管理,遠程辦公就更需要將管理精細化到每個人身上。而且還要做到保證每個人正常展開工作,又不打擾私人生活,無論在何處工作下班時收到工作消息都會給人徒增壓力。

遠程辦公或能改變工作方式

遠程辦公的概念誕生已久,卻沒有在中國這個互聯網高度發達的國家流行開來,這和過去重資產為主的產業結構離不開關系,也和一直以來企業和勞動者們的理念息息相關。在不可抗力、輕資產模式盛行和科技進步的共同作用下,才有了如此大規模的遠程辦公。

正如有的人愛吃香菜有的人卻恨之入骨,遠程辦公并非是適合所有人的工作方式,但它能夠讓我們從新的角度去審視工作。哪些工作可以用遠程的方式進行,哪些理念和工具可以和工作相結合,哪些方式需要進行改進?都是遠程辦公帶給全社會的積極作用。

科技帶給人類更高效的更優質的生活,也在幫助所有人一同度過難關,遠程辦公在當下讓我們能夠繼續工作創造價值。希望春暖花開時,就是一同回歸正常上班節奏的時刻。

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